La plataforma SaaS líder en Europa para automatizar la gestión de facturas y albaranes de entrega de proveedores
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¿Qué es una eFactura?
Una eFactura es una factura electrónica que se emite y recibe en formato digital, eliminando la necesidad de papel y simplificando los procesos administrativos. En lugar de imprimir y enviar documentos físicos, las eFacturas se generan, transmiten y archivan de manera electrónica.
Al estar en formato electrónico, las eFacturas pueden integrarse fácilmente con sistemas de gestión empresarial (ERP) y otros programas contables, agilizando así la contabilización y el seguimiento de transacciones. Además, al eliminar la necesidad de papel, las eFacturas contribuyen a la reducción del impacto medioambiental y los costes asociados con la impresión y el envío físico de documentos.
La idea de la eFactura se remonta a las primeras etapas de la informática, cuando las empresas comenzaron a explorar formas de automatizar y agilizar la generación de documentos financieros.
No fue hasta finales del siglo XX y principios del siglo XXI que la tecnología y la infraestructura necesarias para la implementación generalizada de la eFactura comenzaron a estar disponibles.
La última década supone una rápida expansión en el uso de la eFactura, impulsada por la necesidad de eficiencia, transparencia y sostenibilidad en el ámbito empresarial. Hoy en día, la eFactura es una herramienta fundamental.
La eFactura no solo representa una modernización en los procesos de facturación, sino que también ofrece una serie de beneficios tangibles para las empresas, entre ellos la mejora en la eficiencia operativa y el ahorro significativo de costes.
Una de las principales ventajas de utilizar la eFactura es la reducción del tiempo y recursos dedicados a la gestión manual de facturas. Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y archivar documentos en papel, las empresas pueden automatizar gran parte del proceso de facturación, lo que a su vez agiliza la generación, envío y recepción de facturas.
Además, la eFactura facilita la integración con los ERP y otros programas contables, lo que permite una gestión más eficiente y precisa de la información financiera. En términos de ahorro de costes, la eFactura elimina los gastos asociados con la impresión, envío y almacenamiento de facturas en papel, así como los costes derivados de errores humanos o retrasos en el proceso de facturación.
La adopción de la eFactura no solo beneficia a las empresas, sino que también tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Al reducir el uso de papel y la generación de residuos asociados con la facturación tradicional, la eFactura contribuye a la preservación del entorno natural.
Pero el impacto de la eFactura va más allá de la conservación de recursos y la reducción de emisiones. También ayuda a promover una cultura empresarial más sostenible y responsable, alentando a las empresas a adoptar prácticas comerciales respetuosas con el medio ambiente y a contribuir a la lucha contra el cambio climático.
Al optar por la eFactura, las empresas no solo están tomando una decisión inteligente desde el punto de vista económico, sino que también están asumiendo su responsabilidad social y ambiental. Cada factura electrónica emitida es un paso hacia un futuro más verde y sostenible, donde la tecnología se utiliza para proteger y preservar nuestro planeta para las generaciones futuras.
El primer paso es recopilar toda la información necesaria para la factura, incluyendo datos del cliente, detalles de los productos o servicios vendidos, precios y cualquier otro dato relevante. Esta información se introduce en el sistema de facturación electrónica o en el software adecuado.
Una vez generada la eFactura, se envía al cliente a través de medios electrónicos, como correo electrónico o plataformas de intercambio de documentos electrónicos (EDI). El cliente recibe la factura directamente en su bandeja de entrada, lo que agiliza el proceso de entrega y reduce los tiempos de espera.
Una vez enviada y confirmada la recepción, la eFactura se archiva y almacena de manera segura en el sistema de gestión documental de la empresa. Es importante mantener un registro completo y organizado de todas las facturas emitidas para futuras referencias y auditorías.
Una vez recopilada la información, se genera la factura electrónica utilizando el formato y la estructura especificados por las normativas fiscales y las regulaciones locales. El documento electrónico incluye todos los detalles de la transacción, así como la firma digital para garantizar su autenticidad y validez legal.
Es importante asegurarse de que el cliente haya recibido y aceptado la factura electrónica. Algunas plataformas de eFacturación ofrecen funcionalidades de seguimiento y notificación para informar al emisor cuando la factura ha sido recibida y vista por el destinatario.
La eFactura es enviada por el proveedor o emisor a través de medios electrónicos, como correo electrónico o plataformas de intercambio de documentos electrónicos (EDI). Una vez recibida, la factura se procesa automáticamente por el sistema de gestión empresarial (ERP) o el software de facturación electrónica de la empresa.
Dependiendo de las políticas y procedimientos internos de la empresa, la eFactura puede requerir una aprobación antes de proceder al pago. Esto puede implicar la revisión por parte de varios departamentos o responsables. Una vez aprobada, la factura se programa para su pago según los plazos acordados con el proveedor.
En caso de discrepancias o discrepancias en la eFactura recibida, se notifica al proveedor para su corrección y reenvío. Es importante mantener una comunicación abierta y transparente con los proveedores para resolver cualquier problema de facturación de manera oportuna y eficiente.
La eFactura recibida se somete a un proceso de validación para garantizar su autenticidad y precisión. Esto incluye la verificación de la firma digital y la comparación de los datos con los registros internos de la empresa. Una vez validada, la factura se registra en el sistema y se asigna a la correspondiente cuenta o proyecto.
Una vez procesada y pagada, la eFactura se archiva y almacena de manera segura en el sistema de gestión documental de la empresa. Es importante mantener un registro completo y organizado de todas las facturas recibidas para futuras referencias y auditorías.
Por supuesto, puede añadir información corrigiendo los campos extraídos. Para saber cómo hacerlo, consulte la guía del usuario de YouTube.
Sí, puedes exportar documentos en formatos .csv, xslx y json.
Puedes exportar la información general de los documentos procesados, un gráfico del tiempo optimizado, los datos relacionados con los ahorros económicos al utilizar nuestro software y la clasificación de los tipos de documentos procesados.
Por supuesto, puedes eliminar cualquier documento que aún no hayas procesado y que sea incorrecto.
Si un documento te arroja un error, no se contará entre los documentos procesados. Deberás intentar cargarlo manualmente. Como última opción, puedes abrir un ticket de soporte.
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