Verifactu vs. facturación electrónica: Diferencias clave

La digitalización y modernización de los procesos de facturación son elementos esenciales para las empresas en la era actual. A partir de regulaciones recientes, el sistema Verifactu se ha establecido como una herramienta complementaria en el ámbito de la facturación electrónica, enfocándose en mejorar la transparencia y seguridad de las facturas. 

Este artículo detallaremos las diferencias entre Verifactu y la facturación electrónica, explicando su impacto y beneficios para las empresas.

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¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema obligatorio de emisión de facturas electrónicas que surge en España como parte de la Ley 11/2021 de medidas de prevención contra el fraude fiscal. Regulado bajo la Orden HAC/1177/2024, aprobado en octubre de 2024, establece especificaciones detalladas para la emisión y verificación de facturas. 

La implementación de Verifactu pretende mejorar la transparencia y el control tributario, digitalizando todas las facturas en tiempo real y asegurando su trazabilidad y autenticidad ante la Agencia Tributaria. 

El objetivo de Verifactu es que los empresarios y profesionales utilicen sistemas informáticos de facturación que generen facturas verificables mediante un código QR y un código identificador único (UUID). Esta normativa aplica especialmente en relaciones B2B (empresa a empresa) y entrará en vigor de forma escalonada hasta 2025, aunque se prevén posibles prórrogas​.

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Ventajas y beneficios del uso de Verifactu

Aparte de facilitar el cumplimiento tributario y la prevención de fraude, el uso de Verifactu tiene múltiples beneficios, entre los que destacan:

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• Automatización de procesos: al enviar facturas electrónicas automáticamente, reduce errores administrativos y permite a las empresas ahorrar tiempo y recursos.
• Mayor eficiencia operativa: elimina la carga de trabajo manual, mejora la organización de los registros y permite la integración con otros sistemas de ERP (como Odoo).
• Consolidación de confianza: empresas y autónomos que adopten Verifactu pueden mejorar su imagen ante clientes, demostrando transparencia y modernización en sus operaciones​.

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Compatibilidad de Verifactu con autónomos y pequeñas empresas 

Una característica importante de Verifactu es su accesibilidad para autónomos, quienes tendrán un periodo de transición más largo y contarán con opciones de software adaptadas a sus necesidades y costes. Esto facilita la adopción por parte de PYMEs y contribuye al fomento del emprendimiento en el contexto de la digitalización económica.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema que permite la emisión, envío y recepción de facturas en formato digital. Desde la entrada en vigor de la Ley 18/2022 de Crea y Crece, todas las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros están obligadas a emitir facturas electrónicas en operaciones B2B y, en ciertos casos, B2C (empresa a consumidor). 

Principales características de la facturación electrónica y Verifactu

Ambos sistemas, aunque digitales, tienen enfoques distintos:

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• Facturación electrónica: Facilita el intercambio de documentos en formato digital, optimizando la logística y mejorando el control contable.
• Verifactu: Aumenta la seguridad mediante códigos de verificación en cada factura, asegurando que sea única y verificable en tiempo real.

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Diferencias clave entre Verifactu y facturación electrónica

Objetivo

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• La facturación electrónica se centra en digitalizar el proceso de facturación, reduciendo el papel y simplificando el manejo de documentos.
• Verifactu añade un enfoque de seguridad y verificación adicional al incluir un código QR y un UUID, ofreciendo trazabilidad y validación instantánea para evitar fraudes.

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Alcance

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• La facturación electrónica se aplica en toda la Unión Europea para transacciones comerciales.
• Verifactu es una normativa específica para España, dirigida a cualquier empresa que emita facturas electrónicas en relaciones B2B.

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Reglamento aplicable

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• Facturación electrónica: Ley 18/2022 y el desarrollo reglamentario asociado.
• Verifactu: Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024​.

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Aunque Verifactu comparte algunas similitudes con otros sistemas de facturación electrónica en España como el SII o TicketBAI, tiene requisitos específicos, como la necesidad de un código único de identificación para cada factura y un código de registro para garantizar la inmutabilidad de los datos. Este sistema se diferencia también en su obligatoriedad y su integración directa con la Agencia Tributaria, siendo aplicable a empresas de todos los tamaños en el país a partir de 2025.

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¿Por qué las empresas deben conocer las diferencias entre Verifactu y la facturación electrónica?

Es esencial para las empresas estar al tanto de estas diferencias porque ambas regulaciones impactan en la forma en que manejan sus procesos de facturación. La implementación de Verifactu exige que las empresas adapten sus sistemas para cumplir con sus requisitos de seguridad y verificación, mientras que la facturación electrónica mejora la gestión de los datos financieros en tiempo real. Además, Verifactu ofrece una capa adicional de transparencia que puede ser particularmente útil para empresas que trabajan con grandes volúmenes de operaciones.

Requisitos técnicos para la certificación de software de facturación

Un punto relevante que las empresas necesitan tener en cuenta es la implementación de software certificado por la Agencia Tributaria. Este software debe cumplir con ciertas especificaciones, tales como mantener un registro detallado e inmutable de las facturas, conectarse directamente con la Agencia Tributaria para el envío de datos y generar un QR de verificación único. La transición a este sistema está prevista hasta el 1 de julio de 2025, lo que permitirá a las empresas adaptarse progresivamente.

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¿Qué hace a Verifactu único?

La singularidad de Verifactu radica en su capacidad para mejorar la transparencia y seguridad de las transacciones, lo cual es especialmente relevante en el contexto B2B. Con Verifactu, se puede rastrear la procedencia y validez de cada factura, lo que minimiza el riesgo de fraude y aumenta la confianza entre empresas. Esta característica también permite a la Agencia Tributaria un mayor control, pues los datos de facturación se registran en tiempo real, facilitando la supervisión y fiscalización.

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Conclusión

La implementación de Verifactu representa un cambio significativo para las empresas en España, añadiendo un nivel de control y transparencia inédito en el sistema de facturación electrónica. Entender las diferencias entre Verifactu y la facturación electrónica permite a las empresas prepararse mejor para cumplir con las obligaciones legales y mejorar su eficiencia operativa. Ambos sistemas son herramientas esenciales para asegurar un entorno financiero más seguro y transparente en el mundo empresarial.