En el mundo de la gestión empresarial, identificar y abordar los problemas más urgentes en un departamento puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. La regla del 80/20, también conocida como la Ley de Pareto, es una herramienta invaluable que nos permite centrarnos en los aspectos críticos que generan el 80% de los problemas.

En este artículo, exploraremos cómo aplicar esta regla para mejorar la gestión de proveedores, uno de los aspectos fundamentales en cualquier organización.

¿Cómo funciona la Ley de Pareto?

La Ley de Pareto o regla del 80/20, formulada por el economista italiano Vilfredo Pareto, establece que, en muchas situaciones, aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. En el ámbito empresarial, esto se traduce en que el 80% de los problemas pueden surgir de un 20% de las causas. Aplicar esta regla a la gestión de proveedores implica identificar ese 20% de proveedores, procesos o situaciones que generan la mayoría de los desafíos.

¿Cómo calcular el 80/20?

Todo trata de observar y analizar los resultados corporativos. Si el 80% de las ventas proviene del 20% de los clientes o del 20% de los productos; o el 80% de sus gastos del 20% de sus proveedores; o que el 80% de los nuevos clientes son captados por el 20% de las campañas publicitarias, por ejemplo.

Debes saber que la Ley de Pareto también funciona al revés, de modo inverso, es decir, así como el 20% de tus clientes generan el 80% de tus ingresos, el 80% restantes de tus clientes supondrán tan solo el 20% de tus ingresos.

El 20% de tus ingresos es el resultado del 80% de tu esfuerzo, por lo que la clave es que cada empresa se replantee cómo optimiza sus prioridades y esfuerzos y sepa donde debe enfocarse más. Potenciar las tareas y proyectos que ayudan a sustentar la economía de la empresa. En definitiva, si la compañía es capaz de analizar y encontrar qué actuaciones y qué perfiles profesionales generan el 80% de ganancias con el 20% de trabajo, aumentará su productividad.

Una vez que hemos identificado las áreas que más rendimientos y beneficios económicos producen a la empresa, es el momento de analizar si el esfuerzo dedicado a ellas es el adecuado.

Identificación de los problemas en la gestión de proveedores

Evaluación de la efectividad de los proveedores

Uno de los primeros pasos para aplicar la regla del 80/20 en la gestión de proveedores es evaluar la efectividad de cada proveedor. Aquí, no todos los proveedores son iguales, y algunos pueden estar contribuyendo de manera desproporcionada a los problemas. Utilizar métricas clave, como el cumplimiento de plazos, la calidad de los productos entregados y la comunicación, nos permite identificar rápidamente aquellos proveedores que requieren una atención especial.

Análisis de procesos internos

Además de los proveedores externos, es esencial examinar los procesos internos relacionados con la gestión de proveedores. ¿Existen cuellos de botella en la aprobación de pedidos? ¿La comunicación entre departamentos es eficiente? Al aplicar la regla del 80/20, nos enfocamos en esos procesos internos que generan la mayoría de los problemas y que, por lo tanto, merecen una revisión y mejora inmediatas.

Estrategias para abordar los problemas identificados

Enfoque proactivo con proveedores clave

Una vez identificados los proveedores clave que contribuyen significativamente a los problemas, adoptar un enfoque proactivo es crucial. Establecer una comunicación abierta y transparente con estos proveedores puede ayudar a resolver problemas antes de que se conviertan en crisis. La colaboración estrecha con ellos puede incluir revisiones regulares de desempeño, identificación conjunta de áreas de mejora y desarrollo de soluciones personalizadas.

Automatización de procesos internos

La automatización de procesos internos es una estrategia efectiva para abordar los problemas identificados en la gestión de proveedores. Al reducir la intervención humana en tareas repetitivas y propensas a errores, se pueden eliminar cuellos de botella y mejorar la eficiencia. La implementación de sistemas de gestión integrados también facilita una comunicación fluida entre los diferentes departamentos, mejorando la coordinación en el manejo de proveedores.

Beneficios del principio de Pareto

La ley de Pareto forma parte de una planificación estratégica eficaz a la que las empresas confían sus procesos por los siguientes beneficios:

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• Permite priorizar estratégicamente las acciones más importantes y que generan más resultados.
• Logra una gestión del tiempo diferenciada para eliminar tareas innecesarias.
• Se reduce la ansiedad general de los trabajadores al saber cuál es el 20% de las acciones que producen mayores beneficios.
• Es clave para la toma de decisiones, ya sea para ratificar, modificar o eliminar tareas con el fin de eficientar el proceso de producción.

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Conclusión

En conclusión, la regla del 80/20 es una herramienta poderosa para identificar y abordar los problemas más urgentes en la gestión de proveedores. Al centrarse en el 20% de proveedores o procesos que generan el 80% de los problemas, podemos optimizar los recursos y mejorar la eficiencia en toda la cadena de suministro. Al adoptar enfoques proactivos, como la colaboración estrecha con proveedores clave y la automatización de procesos internos, las organizaciones pueden enfrentar los desafíos de manera efectiva y garantizar un flujo de suministro más eficiente y confiable. En última instancia, la aplicación inteligente de la regla del 80/20 puede marcar la diferencia entre el éxito y la mediocridad en la gestión de proveedores.